Înregistrarea decesului se face în baza următoarelor documente:

1. certificatul medical constatator al decesului întocmit şi semnat de către medicul sau cadrul medical sanitar care a făcut constatarea, în care trebuie consemnată cauza decesului, fără prescurtări- original si copie xerox;

2. actul de identitate al celui decedat, original si copie xerox;

3. actul de identitate al declarantului original si copie xerox;

4. certificatul de naştere al decedatului original si copie xerox;

5. certificatul de căsătorie al decedatului original și copie xerox;

La înregistrarea decesului unui minor, se va prezenta şi actul de identitate al mamei original și copie xerox;

Livretul militar sau adeverinţa de recrutare, după caz, pentru persoanele supuse obligaţiilor militare (cu varsta sub 60 de ani)

Când decesul se datorează unei cauze violente, accident, sinucidere, suplimentar se solicită:

Dovada eliberată de poliţie sau Parchetul de pe lângă Judecătoria municipiului Gherla  din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces.